Quy trình bảo trì quản lý nhà chung cư các văn bản biểu mẫu
Quy trình quản lý nhà chung cư bảo trì nhà chung cư các văn bản biểu mẫu dowload nhanh miễn phí.
Quản lý vận hành tòa nhà là công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng cần thiết và sự phối hợp chặt chẽ của các bộ phận, phòng ban. Nhất là trong những năm gần đây, khi các tòa nhà, cao ốc mọc lên ngày càng nhiều. Thông thường các chủ đầu tư sẽ thành lập ban quản lý vận hành tòa nhà trực thuộc công ty của chủ đầu tư. Tuy nhiên, để nâng cao chất lượng vận hành quản lý cần cần hoàn thiện công tác quản lý, nâng cao năng lực quản lý của đội ngũ lãnh đạo.Bộ Quy trình bảo trì quản lý nhà chung cư, cách quản lý tòa nhà văn phòng, cũng như chi phí quản lý chung cư, chi phí quản lý tòa nhà sẽ phụ thuộc rất nhiều vào cách thức tổ chức quản lý bộ máy quản lý. Nhằm giảm chi phí quản lý vận hành nhà chung cư cũng như chi phí vận hành tòa nhà văn phòng. Chúng tôi xin đưa ra một quy trình quản lý tòa nhà kèm biểu mẫu giúp các công ty quản lý vận hành tòa nhà giảm chi phí. Cũng như người làm công tác quản lý chung cư có thêm kỹ năng, tài liệu tham khảo.
 |
| Quy trình quản lý nhà chung cư, bảo chỉ nhà chung cư |
| QUY TRÌNH BẢO TRÌ, BẢO DƯỠNG TÒA NHÀ CHUNG CƯ |
||
| Soạn thảo bởi | Soạn xét bởi | Phê duyệt |
| ... | ... | ... |
| ... | ... | ... |
Quy trình bảo trì quản lý nhà chung cư các văn bản biểu mẫu
QUY TRÌNH BẢO TRÌ, BẢO DƯỠNG TOÀ NHÀ
1. Mục đích quản lý tòa nhà
Đảm bảo cho tài sản, thiết bị luôn hoạt động tốt, hiệu quả.
2. Phạm vi
Áp dụng hoạt động của phòng kỹ thuật.
3. Định nghĩa
- Bảo trì là việc kiểm tra việc vận hành của thiết bị xem có tốt không, thực hiện các hoạt động lau sạch, tra dầu mỡ…bên ngoài của thiết bị.
- Bảo dưỡng là việc tháo tất cả các thành thành của thiết bị ra, tiến hành vệ sinh, tra dầu…
CÁC HẠNG MỤC BẢO TRÌ
Kết cấu công trình: phần xây dựng, phần kết cấu, phần sơn bảo vệ công trình, phần nền móng…
Hệ thống cấp nước: hệ thống đường ống, hệ thống máy bơm, hệ thống bồn chứa, hệ thống van vòi cho các nhà vệ sinh.
Hệ thống thoát nước: Hệ thống đường ống thoát nước, hệ thống các miệng thu nước (nước sinh hoạt, nước mưa), hệ thống hầm chứa nước thải, hệ thống máy bơm nước thải.
Hệ thống điện: hệ thống tủ bảng điện, hệ thống thanh dẫn chính (busway), hệ thống dây cáp điện, hệ thống đóng cắt chuyển nguồn tự động, hệ thống tụ bù, hệ thống đèn chiếu sáng, hệ thống đèn chiếu sáng khẩn cấp.
Hệ thống điện nhẹ: hệ thống âm thanh thông báo, hệ thống camera quan sát, hệ thống an ninh.
Máy phát điện dự phòng: hệ thống lọc gió, nước làm mát, dầu máy, nhớt máy, bình accu.
Hệ thống phòng cháy chữa cháy: hệ thống báo cháy tự động, hệ thống đầu phun chữa cháy tự động, hệ thống đường ống chữa cháy, hệ thống máy bơm chữa cháy.
Hệ thống điều hoà không khí: hệ thống quạt cấp gió tươi, hệ thống quạt gió thải, hệ thống quạt tạo áp cầu thang, hệ thống các dàn nóng, hệ thống các dàn lạnh, hệ thống điều khiển.
Hệ thống thang máy: động cơ, thắng, tủ điều khiển, nguồn điện dự phòng.
4. Nội dung
4.1 Lập danh mục máy móc, thiết bị
- Phòng kỹ thuật lập tất cả các thiết bị máy móc hiện đang sử dụng trong tất cả các bộ phận trong công ty theo mẫu đính kèm.
- Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm xem xét trực tiếp các loại máy móc thiết bị trong danh mục về chủng loại, số lượng, sau đó trình giám đốc toà nhà phê duyệt.
- Khi phát sinh các loại máy móc, trang thiết bị mới, nhân viên bảo trì tiến hành cập nhất vào danh mục móc móc thiết bị vào cuối tháng và phải trình duyệt lại.
- Đối với các loại máy móc ảnh kỹ thuật phải lập phiếu lý lịch máy cho loại máy móc thiết bị đó theo mẫu đính kèm quy trình này.
4.2 Khảo sát hiện trạng:
Căn cứ những máy móc thiết bị đang sử dụng, và tùy theo tính năng và công năng cuả thiết bị chuyên dùng, Bộ phận kỹ thuật sẽ tiến hành khảo sát các loại máy móc thiết bị nhằm:
- Xác định tần suất cần bảo dưỡng, bảo trì.
- Xác định năng lực bảo trì: bảo trì nội bộ hay phải thuê ngoài.
4.3 Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng:
- Căn cứ danh mục máy móc thiết bị và việc khảo sát trực tiếp tình trạng các loại máy móc thiết bị, Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm lập kế hoạch bảo trì trình giám đốc toà nhà phê duyệt.
- Đối vối các loại máy móc thiết bị phát sinh thì cuối mỗi tháng Trưởng phòng kỹ thuật phải cập nhật kế hoạch bảo trì và trình giám đốc phê duyệt lại.
4.4 Chuẩn bị bảo trì, bảo dưỡng:
- Căn cứ kế hoạch bảo trì, Trưởng phòng kỹ thuật lập đề xuất các loại thiết bị, vật tư sử dụng cho việc bảo trì theo kế hoạch, trình giám đốc duyệt và tiến hành mua hàng theo quy trình mua hàng.
Đối với các loại bảo trì cần phải thuê dịch vụ bảo trì ngoài thì Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp, đánh giá, ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện theo quy trình mua hàng.
4.5 Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng:
- Người thực hiện bảo trì, bảo dưỡng phải liên hệ truớc với bộ phận sử dụng để thông báo thời gian bảo trì, bảo dưỡng và việc ký nghiệm thu biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo duỡng và không làm ảnh hưởng tới công việc bộ phận đó.
- Theo kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng được phê duyệt, nhân viên kỹ thuật tiến hành tự bảo trì hoặc mời đơn vị bảo trì thuê ngoài đến bảo trì.
- Những người được phân công phải chuẩn bị vật tư, phụ tùng cần thiết tương ứng với kế hoạch sửa chữa bảo trì, bảo dưỡng.
- Nhân viên bảo trì phải trực tiếp theo dõi, giám sát quá trình bảo trì, sau khi bảo trì xong phải lập biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng.
4.6 Cập nhật hồ sơ:
Khi sửa chữa bảo trì xong, Tổ trưởng bảo trì chịu trách nhiệm thu thập và quản lý hồ sơ bảo trì bao gồm:
Cập nhật các thông tin vào phiếu lý lịch máy (nếu có).
Lưu các biên bản nghiệm thu bảo trì.
5. Phụ lục:
Click tải bản word Danh sách máy móc thiết bị
Phiếu lý lịch máy
Kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng
Biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng
Danh mục hệ thống bên ngoài toà nhà
BIÊN BẢN NGHIỆM THU BẢO TRÌ
Ngày tháng năm 202...
| Biên bản nghiệm thu bảo trì tòa nhà | ||||
| TT | Loại máy móc tài sản | BP sử dụng | Nội dung công việc bảo trì | Kết quả |
| 1 | ... | ... | ... | ... |
| 2 | ... | ... | ... | ... |
| 3 | ... | ... | ... | ... |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| DANH MỤC HỆ THỐNG BÊN NGOÀI TOÀ NHÀ | |||||
| STT | Loại hệ thống | Thời gian lắp đặt | Thời gian sử dụng | Yêu cầu bảo trì bảo dưỡng | T.gian kiểm tra hoạt động, chất lượng |
| 1 | Hệ thống cổng cửa | ... | ... | ... | ... |
| 2 | Hệ thống hàng rào | ... | ... | ... | ... |
| 3 | Hệ thống cây vườn | ... | ... | ... | ... |
| 4 | Hệ thống hòn non bộ | ... | ... | ... | ... |
| 5 | Hệ thống ốp lát | ... | ... | ... | ... |
| 6 | Hệ thống hố ga | ... | ... | ... | ... |
| 7 | Hệ thống giao thông | ... | ... | ... | ... |
| 8 | Hệ thống cổng cửa | ... | ... | ... | ... |
| 9 | Hệ thống hàng rào | ... | ... | ... | ... |
| 10 | Hệ thống cây vườn | ... | ... | ... | ... |
| TT | Loại hệ thống | Thời gian lắp đặt | Thời gian sử dụng | Yêu cầu bảo trì bảo dưỡng | T.gian kiểm tra hoạt động, chất lượng |
| 1 | Hệ thống ống - phễu nước | ... | ... | ... | ... |
| 2 | Hệ thống cống thoát nước | ... | ... | ... | ... |
| 3 | Hệ thống hồ bơi | ... | ... | ... | ... |
| 4 | Hệ thống chiếu sáng trong nhà | ... | ... | ... | ... |
| 5 | Hệ thống chiếu sáng ngoài nhà | ... | ... | ... | ... |
| 6 | Hệ thống công tắc - ổ cắm | ... | ... | ... | ... |
| 7 | Hệ thống dây mạng - điện thoại | ... | ... | ... | ... |
| 8 | Hệ thống camera quan sát | ... | ... | ... | ... |
| 9 | Hệ thống báo cháy | ... | ... | ... | ... |
| 10 | Hệ thống ống máng điện | ... | ... | ... | ... |
| 11 | Hệ thống biến thế | ... | ... | ... | ... |
| 12 | Máy phát điện dự phòng | ... | ... | ... | ... |
| 13 | Máy bơm nước | ... | ... | ... | ... |
| 14 | Hệ thống chống sét | ... | ... | ... | ... |
| 15 | Hệ thống thông gió | ... | ... | ... | ... |
| 16 | Hệ thống máy điều hoà | ... | ... | ... | ... |
| 17 | Hệ thống thang máy | ... | ... | ... | ... |
| Danh mục thân nhà | |||||
| STT | Loại hệ thống | Thời gian lắp đặt | Thời gian sử dụng | Yêu cầu bảo trì bảo dưỡng | T.gian kiểm tra hoạt động, chất lượng |
| 1 | Cọc ly tâm | ... | ... | ... | ... |
| 2 | Cọc khoan nhồi | ... | ... | ... | ... |
| 3 | Cọc bê tông đúc sẵn | ... | ... | ... | ... |
| 4 | Cọc Barrette | ... | ... | ... | ... |
| 5 | Cừ tràm | ... | ... | ... | ... |
| 6 | Chống mối | ... | ... | ... | ... |
| DANH MỤC HỆ THỐNG NỘI THẤT | |||||
| TT | Loại hệ thống | Thời gian lắp đặt | Thời gian sử dụng | Yêu cầu bảo trì bảo dưỡng | T.gian kiểm tra hoạt động, chất lượng |
| 1 | Hệ thống chỉ trang trí | ... | ... | ... | ... |
| 2 | Hệ thống đồ nội thất | ... | ... | ... | ... |
| 3 | Hệ thống tranh ảnh | ... | ... | ... | ... |
| 4 | Hệ thống tượng trang trí | ... | ... | ... | ... |
| 5 | Hệ thống màn cửa | ... | ... | ... | ... |
| 6 | Hệ thống vách ngăn | ... | ... | ... | ... |
| 7 | Hệ thống kiếng | ... | ... | ... | ... |
| 8 | Hệ thống khu vực bếp | ... | ... | ... | ... |
| 9 | Hệ thống thiết bị vệ sinh | ... | ... | ... | ... |
các công ty quản lý tòa nhà
các công ty quản lý tòa nhà uy tín
các công ty quản lý vận hành chung cư
các công ty quản lý vận hành tòa nhà
các đơn vị quản lý tòa nhà
các đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư
các quy định về quản lý nhà chung cư
1. Quản lý Nhân sự
2. Quản lý Tài sản
3. Quản lý Tài chánh
4. Quản lý Khách hàng
5. Quản lý Rủi ro
 |
| Sơ đồ tổ chức quản lý tòa nhà chung cư |
Chức năng của Ban quản lý tòa nhà
Ban quản lý tòa nhà
Bộ phận đầu não, chỉ huy mọi hoạt động đối với các phòng ban phụ thuộc để vận hành tòa nhà.
Đảm bảo nhân viên từng bộ phận nắm rõ nội dung công việc. Xây dựng đội ngũ năng động, tích cực
Giám sát, hỗ trợ và giải quyết các vấn đề.
Quản lý việc thu phí từ các dịch vụ đã cung cấp
Quản lý và Giám sát việc cung cấp dịch vụ tòa nhà và đảm bảo việc chăm sóc tốt nhất cho khách thuê
Bộ phận Bảo vệ tòa nhà
Đảm bảo an ninh, trật tự về tài sản và con người trong tòa nhà
Kiểm soát các khách hàng theo đúng qui trình
Đảm bảo các hàng hóa được vận chuyển ra vào theo đúng qui trình và đúng qui định của tòa nhà
Giải quyết các sự cố, tình trạng khẩn cấp liên quan đến an ninh
Bộ phận Vệ sinh tòa nhà
Đảm bảo vệ sinh, môi trường làm việc trong tòa nhà luôn sạch.
Quản lý các trang thiết bị vệ sinh, kiểm soát tiêu hao phẩm.
Đảm bảo các công việc vệ sinh hàng ngày được thực hiện theo đúng qui trình.
Quản lý tòa nhà - Giai đọan xây dựng
Thực hiện đảm bảo an ninh 24/24 giờ
Tuyển dụng Kỹ sư trưởng và đội ngũ kỹ thuật
Tuyển dụng Giám đốc tòa nhà
Thiết lập các kênh liên lạc tại sự án (Giữa Chủ đầu tư và đội ngũ quản lý tại chỗ, giữa đội ngũ quản lý và khách thuê…).
Thiết lập sơ đồ tổ chức và xây dựng các bản mô tả công việc cho các nhân viên thuộc Ban quản lý tòa nhà.
Thiết lập Nội quy tòa nhà - Sổ tay khách thuê
Thiết lập Sổ tay hướng dẫn hoàn thiện nội thất cho nhà thầu
Chuẩn bị các bộ Quy trình họat động chuẩn cho quản lý tòa nhà
Thiết lập chi tiết các quy trình khác nhau: Bộ phận vệ sinh, An ninh, Lễ tân, bán hàng và tiếp thị, các quy trình bảo dưỡng, hệ thống biểu mẫu đăng ký ...
Làm việc với các nhà thầu (liên quan đến xây dựng).
Đảm bảo quá trình xây dựng được thực hiện một cách chuyên nghiệp với sự cộng tác chặt chẽ của Giám đốc dự án & Kỹ sư trưởng.
Quản lý hoạt động toà nhà - Quản lý Tiền khai trương
Tiến hành vệ sinh công nghiệp (xử lý phế thải xây dựng, vận chuyển khỏi công trình)
Tiến hành diệt côn trùng từ ban đầu, không để côn trùng phát triển gây hại.
Tiến hành vệ sinh kính mặt ngoài Toà nhà đợt 1
Soạn thảo Ngân sách Tiền khai trương
Soạn thảo Ngân sách hoạt động năm thứ nhất
Đề xuất mức Phí dịch vụ
Rà soát Hợp đồng thuê
Tiến hành tuyển dụng cho các phòng ban: Kỹ thuật bảo trì, Kế toán & Marketing, Lễ tân, Vệ sinh (nếu không thuê dịch vụ ngoài) và Bảo vệ (nếu không thuê dịch vụ ngoài)….
Tiến hành đào tạo nhân sự cho các bộ phận: Kỹ thuật bảo trì, Kế toán và Marketing,
Lễ tân, Vệ sinh (nếu không thuê dịch vụ ngoài) và Bảo vệ (nếu không thuê dịch vụ ngoài)….
Phỏng vấn và lựa chọn các nhà thầu ngoài cho các dịch vụ: An ninh (nếu thuê dịch vụ ngoài), Vệ sinh (nếu thuê dịch vụ ngoài), Diệt côn trùng, cây cảnh & trang trí, xử lý rác & chất thải, cung cấp biển hiệu, quảng cáo.…
Cùng với Kỹ sư trưởng, đội ngũ ký thuật và Bảo vệ kết hợp giám sát các nhà thầu tham gia hoàn thiện nội thất.
Đảm bảo công nhân nhà thầu/nhà thầu tuân thủ chặt chẽ Quy định hoàn thiện nội thất và Nội quy An toàn PCCC Toà nhà
Thiết lập văn phòng Ban Quản lý tại Toà nhà
Chuẩn bị cho Lễ khai trương Toà nhà
Hỗ trợ Khách thuê và Chủ đầu tư
Lên danh mục khiếm khuyết, lỗi của các hệ thống để yêu cầu các nhà thầu xử lý dứt điểm.
Bàn giao các thiết bị của hệ thống cơ điện Toà nhà
Quản lý hoạt động vận hành tòa nhà
Kế hoạch vận hành tòa nhà:
Xây dựng, bàn giao & tiến hành theo Kế hoạch ngân sách hoạt động năm.
Đảm bảo công tác vận hành các dự án một cách chuyên nghiệp.
Tuyển dụng, đào tạo và áp dụng kỷ cương tới tất cả các nhân viên cần thiết và đảm bảo tòa nhà được bảo dưỡng, vệ sinh tốt.
Quản lý, đào tạo, và giám sát đội ngũ quản lý tại cơ sở, bao gồm: Lễ tân, Kế toán,
Tiếp thị Kinh doanh , Kỹ thuật, An ninh (nếu tự tuyển dụng), Vệ sinh cảnh quan (nếu tự tuyển dụng) và nhà thầu kiểm soát con trùng.
Liên hệ và giao tiếp một cách hiệu quả với các Trưởng phòng/ Ban.
Thực hiện các chính sách và quy trình quy định bởi PropertyBIZMAG và Chủ đầu tư.
Đảm bảo tất cả các yêu cầu dịch vụ / nhu cầu từ người thuê nhà, nhân viên và quản lý được tham dự và trả lời theo cách kịp thời.
Tiến hành cuộc họp hàng tuần với Cục trưởng và nhân viên
Đại diện cho chủ sở hữu trong tất cả các vấn đề hoạt động hàng ngày
Giao thiệp với nhà cung cấp và đảm bảo rằng các dịch vụ / sản phẩm được thực hiện một cách chuyên nghiệp và kịp thời.
Cập nhật các thủ tục khi cần thiết
Luôn đảm bảo tất cả các khách thuê tuân thủ & thực hiện nghĩa vụ của mình như đã nêu trong hợp đồng cho thuê
Đảm bảo công tác giám sát bảo trì hệ thống đối với điều hòa không khí, thiết bị PCCC, máy phát điện, thang máy ...
Đảm bảo công tác kiểm tra tòa nhà hàng ngày, giữ hoạt động vận hành an toàn & hiệu quả.
Tiếp thu, ghi nhận ý kiến phản hồi của khách hàng & giải quyết hợp lý.
Chuẩn bị các báo cáo tài chính, báo cáo các hoạt động của tòa nhà một cách chi tiết.
Kiểm soát vận hành hệ thống cơ điện kỹ thuật tòa nhà, liên hệ các nhà thầu ký hợp đồng bảo trì bảo dưỡng khi trang tiết bị/ hệ thống hết thời hạn bảo hành.
Quy trình hoạt động
Thiết lập & áp dụng các quy trình vận hành đôi với nội bộ nhân viên, hoặc đội ngũ nhà thầu:
- Dịch vụ vệ sinh
- Bảo vệ an ninh (bao gồm cả ngoài giờ, liên hệ khẩn cấp).
- Sửa chữa
- Sơn bả
- Sửa chữa khẩn cấp kể cả yêu cầu sau giờ hành chính.
Thiết lập và áp dụng các quy trình vận hành về dịch vụ bảo trì bảo dưỡng đối với:
- Điều hòa nhiệt độ / kiểm soát nhiệt độ
- Giờ vận hành
- Xử lý nước
- Phòng cháy chữa cháy
- Quy trình sơ tán
- Đảm bảo dịch vụ hiệu quả, với mức ảnh hưởng/ bất tiện tối thiểu đối với hoạt động của tòa nhà khi tiến hành bảo trì.
- Lắp đặt hệ thống điện, vận hành thử các thiết bị cáp điện dự phòng…
- Hệ thống an ninh
- Quản lý & kiểm soát sử dụng năng lượng
- Thực hiện các quy trình bảo dưỡng ngăn ngừa theo kế hoạch
- Đánh giá chính xác chi phí & hiệu quả của các nhà thầu
Tham gia trong đấu thầu và / hoặc đàm phán các hợp đồng đang diễn ra bao gồm:
- Thiết bị nâng, thang máy
- Hệ thống PCCC
- Điều hoà nhiệt độ và hệ thống liên quan
- Thiết bị sơ tán
- Lắp đặt điện (Trạm biến áp, máy phát điện ...)
- Hệ thống an ninh
- Thang cuốn
Báo cáo:
Chúng tôi cung cấp hệ thống báo cáo hoạt động quản lý tòa nhà, cũng như duy trì liên lạc thường xuyên với Chủ đầu tư về các nội dung:
Báo cáo tài chính: (nếu Bên A cung cấp cho Bên B tất cả các báo cáo hoạt động tài chính và các văn bản liên quan) - Cung cấp vào kết thúc mỗi tháng, quý và hàng năm bao gồm:
* Các số liệu cập nhật theo năm và tháng vận hành
* Các báo cáo phân tích khác biệt ngân sách
* Báo cáo hiện trạng thanh toán của khách thuê
* Giải pháp đề xuất cho việc thu thập phí cho thuê.
Thời hạn cáo cáo không muộn hơn ngày thứ 5 của tháng tiếp theo đối với báo cáo hàng tháng, 15 ngày của tháng đầu tiên của quý tiếp theo đối với báo cáo hàng quý, 31 tháng 1 của năm tiếp theo đối với báo cáo hàng năm.
Báo cáo hoạt động hàng tháng: Cung cấp sau khi tổng kết mỗi tháng và không muộn hơn ngày thứ 5 của tháng tiếp theo, bao gồm những điều sau đây:
* Các vấn đề tài chính:
- Tình trạng thu phí cho thuê
- Sai biệt Ngân sách
* Các chi tiêu bất thường
* Các phương án thực hiện
* Báo cáo khiếm khuyết / kiểm tra tòa nhà
* Điều kiện của khu vực thuê
* Phản hồi từ khách thuê trong tháng và các giải pháp cho những ý kiến phản hồi
* Đề nghị các điều khoản và điều kiện gia hạn các hợp đồng cho thuê sẽ hết hạn trong tháng tiếp theo như phí cho thuê, diện tích và thời hạn (nếu có)
Báo cáo thường niên cung cấp mới nhất vào ngày 31 tháng 1 năm tiếp theo
Đăng nhận xét